Руководство пользователя по работе с Track&Trace

Ввод остатков

время чтения ~12 мин.

Назначение документа “Ввод остатков”:
Используется сотрудником с ролью МОЛ для добавления серийных номеров ТМЦ и ОС, которые на текущий момент в базе Track&Trace отсутствуют. Добавленные через ввод остатков коды ТМЦ и ОС получат маркер свой маркер приложения, создавшего код.

Роли, принимающие участие в работе над документом “Ввод остатков”:
Создание документа доступно только сотрудникам с ролью МОЛ. Создание документа доступно из-под склада материалов и из-под склада основных средств.

Внешний вид документа “Ввод остатков”:

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТЫ НАД ДОКУМЕНТОМ “ВВОД ОСТАТКОВ”:

  • ОБЯЗАТЕЛЬНО удостоверьтесь, что добавляемый серийный номер отсутствует в системе. Проверить это можно через глобальный поиск. Если поиск вернет, что “Сведения о марке не найдены”, то значит серийного номера нет в базе данных Track&Trace.
  • НЕ ДОПИСЫВАЙТЕ никаких дополнительных символов (например МОЛы по какой-то причине приписывают 6_ к началу серийного номера) к серийному номеру, добавляйте его в том же виде, в каком он был прописан производителем!

Работа с документом “Ввод остатков”:
Документ “Ввод остатков” предусматривает 5 сценариев работы с ним:

  1. ТМЦ на складе, не введено в ОС;
  2. ТМЦ на складе, введено в ОС;
  3. ТМЦ в эксплуатации у сотрудника, не введено в ОС;
  4. ТМЦ в эксплуатации у сотрудника, введено в ОС;
  5. ТМЦ в эксплуатации у клиента.

ТМЦ на складе, не введено в ОС:

  1. МОЛ выбирает тип ввода остатка “ТМЦ на складе”, галочка напротив поля “Введено в эксплуатацию в SAP” НЕ СТАВИТСЯ.
  2. В поле “Товарная группа” МОЛ выбирает товарную группу добавляемого серийного номера, в поле “Товарная позиция” МОЛ выбирает точное наименование добавляемого серийного номера. Если пользователь не может найти нужную товарную позицию, или не может понять к какой товарной группе относится нужная товарная позиция, то пользователю рекомендуется обратиться в соответствующий раздел по работе с каталогом товаров.
    1. Если выбранная товарная позиция не имеет привязки к номеру материала SAP в каталоге товаров, то отобразится ошибка “У данной Товарной позиции отсутствует привязка к номеру материала SAP, обратитесь к администратору Track&Trace”. В таком случае МОЛу нужно либо оформить заявку в Инфраменеджере, либо связаться с поддержкой по номеру +7(706)729-46-11. В своем запросе МОЛу нужно указать точный текст выбранной товарной позиции, а так же указать номер материала SAP, который нужно присвоить по данному виду ТМЦ.
    2. Если после выбора нужной товарной позиции отобразилась ошибка “По складу “НОМЕР-СКЛАДА” не найдены ТМЦ в SAP”, то МОЛу нужно уточнить у бухгалтерии был ли приход на выбранный склад в SAP. Либо добавляемый пользователем серийный номер на самом деле является основным средством. В таком случае обратитесь к инструкции по сценариям.
  3. Если выбранная товарная позиция присутствует в SAP за выбранным складом сотрудника, то пользователь должен выбрать соответствующий номер партии в поле “Номер партии”, после чего в поле “СПП элемент” автоматически подтянется соответствующий для данной партии номер проекта.
  4. (НЕОБЯЗАТЕЛЬНО) если есть необходимость сагрегировать добавляемые серийные номера в транспортную упаковку, то пользователь может либо прописать нужный ему код транспортной упаковки, либо нажать на кнопку “Сгенерировать агрегат”, чтобы система Track&Trace самостоятельно сгенерировала случайный код транспортной коробки. По окончанию работы над документом “Ввода остатков” в таком случае дополнительно сформируется документ акт агрегации.
  5. В поле “Код ТМЦ” пользователь сканирует, либо вручную набирает серийный номер добавляемого оборудования. Если добавляемый код ТМЦ это сетевое оборудование, то рекомендуется так же указать данные в поле “MAC адрес” и “Доп. идентификатор” (тут можно указать, например, SSID/FSAN/IMEI и т.п.). После этого пользователю нужно нажать кнопку “Добавить ТМЦ”.
    ВАЖНО: добавляемые серийные номера НЕ ДОЛЖНЫ содержать в себе символы на кириллице, даже если они похожи на эквиваленты из латинского алфавита (“А” на кириллице не то же самое, что “A” на латинице), а так же не должны содержать пробелы в начале, конце или середине серийного номера!
  6. Если пользователю нужно добавить несколько серийных номеров из одной товарной позиции, то повторить п.5.
  7. По окончанию заполнения документа пользователь нажимает кнопку “Отправить” в правом нижнем углу документа. По итогу добавленные в документ серийные номера будут созданы в базе данных Track&Trace в статусе “На складе”, и текущим складом-владельцем этих кодов будет числится тот склад, из-под которого создавался документ.

ТМЦ на складе, введено в ОС:

  1. МОЛ выбирает тип ввода остатка “ТМЦ на складе”, СТАВИТ галочку напротив поля “Введено в эксплуатацию в SAP”.

  2. В поле “Товарная группа” МОЛ выбирает товарную группу добавляемого серийного номера, в поле “Товарная позиция” МОЛ выбирает точное наименование добавляемого серийного номера. Если пользователь не может найти нужную товарную позицию, или не может понять к какой товарной группе относится нужная товарная позиция, то пользователю рекомендуется обратиться в соответствующий раздел по работе с каталогом товаров.

  3. В поле “Код ТМЦ” пользователь сканирует, либо вручную набирает серийный номер добавляемого оборудования. Если добавляемый код ТМЦ это сетевое оборудование, то рекомендуется так же указать данные в поле “MAC адрес” и “Доп. идентификатор” (тут можно указать, например, SSID/FSAN/IMEI и т.п.). После этого пользователю нужно нажать кнопку “Добавить ТМЦ”. ВАЖНО: добавляемые серийные номера НЕ ДОЛЖНЫ содержать в себе символы на кириллице, даже если они похожи на эквиваленты из латинского алфавита (“А” на кириллице не то же самое, что “A” на латинице), а так же не должны содержать пробелы в начале, конце или середине серийного номера!

  4. Если в системе SAP присутствует карточка основного средства, внутри которой в поле “Серийный номер ОС” в блоке “Пользовательские данные” содержится добавляемый МОЛом серийный номер, то серийный номер успешно добавится в тело документа. Если добавляемый серийный номер отсутствует в SAP, то пользователю отобразится ошибка:

    В таком случае МОЛ должен будет связаться с бухгалтером, чтобы бухгалтерия на своей стороне внесла данный серийный номер в поле “Серийный номер ОС” в блоке “Пользовательские данные” в карточке основного средства.
    ВАЖНО: бухгалтер должен учитывать нюансы добавления серийного номера в SAP - серийный номер не должен содержать кириллицу, не должен содержать пробелов, все буквы ЗАГЛАВНЫЕ.

  5. При необходимости добавления других серийных номеров из той же товарной позиции пользователь может повторить п.3.

  6. По окончанию заполнения документа пользователь нажимает кнопку “Отправить”, после чего серийные номера из документа будут созданы в системе Track&Trace за выбранной товарной позицией, по данным серийным номерам присвоится статус “На складе”, основные средства сядут на склад ОС сотрудника.

ТМЦ в эксплуатации у сотрудника, не введено в ОС:
ВАЖНО: не путать с типом ввода остатка “ТМЦ в эксплуатации у клиента”. “ТМЦ в эксплуатации у сотрудника” создаст серийный номер в Track&Trace в статусе “В эксплуатации (сотрудник)”, в то время как “ТМЦ в эксплуатации у клиента” создаст серийный номер в статусе “В эксплуатации (клиент)” со взятыми из номера заказа клиентскими данными!

  1. МОЛ выбирает тип ввода остатка “ТМЦ в эксплуатации у сотрудника”, галочка напротив поля “Введено в эксплуатацию в SAP” НЕ СТАВИТСЯ.
  2. В поле “Сотрудник” МОЛ набирает ФИО сотрудника, которому было выдано добавляемое ТМЦ. Выбрав нужного сотрудника система автоматически определит его структурное подразделение, при условии, что данный сотрудник зарегистрирован в Track&Trace.
  3. В адресном блоке МОЛ последовательно заполняет данные по полям “Область”, “Район”, “Населенный пункт”, “Улица”, “Дом”, “Дробь Дома”, “Этаж”, “Кабинет”, после чего нажимает кнопку “Добавить ТМЦ”, где откроется окно добавления серийного номера и привязки этого серийного номера к товарной группе и товарной позиции.
  4. В поле “Товарная группа” МОЛ выбирает товарную группу добавляемого серийного номера, в поле “Товарная позиция” МОЛ выбирает точное наименование добавляемого серийного номера. Если пользователь не может найти нужную товарную позицию, или не может понять к какой товарной группе относится нужная товарная позиция, то обратитесь в соответствующий раздел по работе с каталогом товаров.
    1. Если выбранная товарная позиция не имеет привязки к номеру материала SAP в каталоге товаров, то отобразится ошибка “У данной Товарной позиции отсутствует привязка к номеру материала SAP, обратитесь к администратору Track&Trace”. В таком случае МОЛу нужно либо оформить заявку в Инфраменеджере, либо связаться с поддержкой по номеру +7(706)729-46-11. В своем запросе МОЛу нужно указать точный текст выбранной товарной позиции, а так же указать номер материала SAP, который нужно присвоить по данному виду ТМЦ.
    2. Если после выбора нужной товарной позиции отобразилась ошибка “По складу “НОМЕР-СКЛАДА” не найдены ТМЦ в SAP”, то МОЛу нужно уточнить у бухгалтерии был ли приход на выбранный склад в SAP. Либо добавляемый пользователем серийный номер на самом деле является основным средством. В таком случае обратитесь к инструкции по сценариям работы с документом ввода остатков.
  5. Если выбранная товарная позиция присутствует в SAP за выбранным складом сотрудника, то пользователь должен выбрать соответствующий номер партии в поле “Номер партии”, после чего в поле “СПП элемент” автоматически подтянется соответствующий для данной партии номер проекта.
  6. В поле “Код ТМЦ” пользователь сканирует, либо вручную набирает серийный номер добавляемого оборудования. Если добавляемый код ТМЦ это сетевое оборудование, то рекомендуется так же указать данные в поле “MAC адрес” и “Доп. идентификатор” (тут можно указать, например, SSID/FSAN/IMEI и т.п.). После этого пользователю нужно нажать кнопку “Добавить ТМЦ”.
    ВАЖНО: добавляемые серийные номера НЕ ДОЛЖНЫ содержать в себе символы на кириллице, даже если они похожи на эквиваленты из латинского алфавита (“А” на кириллице не то же самое, что “A” на латинице), а так же не должны содержать пробелы в начале, конце или середине серийного номера!
  7. Если пользователю нужно добавить несколько серийных номеров из одной товарной позиции, то повторить п.6.
  8. По окончанию заполнения документа пользователь нажимает кнопку “Отправить” в правом нижнем углу документа. По итогу добавленные в документ серийные номера будут созданы в базе данных Track&Trace в статусе “В эксплуатации (сотрудник)”, и текущим складом-владельцем этих кодов будет числится тот склад, из-под которого создавался документ. Помимо этого в системе дополнительно сформируется документ “Передача в пользование сотруднику”, на основании которого зафиксируется выдача на сотрудника.

ТМЦ в эксплуатации у сотрудника, введено в ОС:
ВАЖНО: не путать с типом ввода остатка “ТМЦ в эксплуатации у клиента”. “ТМЦ в эксплуатации у сотрудника” создаст серийный номер в Track&Trace в статусе “В эксплуатации (сотрудник)”, в то время как “ТМЦ в эксплуатации у клиента” создаст серийный номер в статусе “В эксплуатации (клиент)” со взятыми из номера заказа клиентскими данными!

  1. МОЛ выбирает тип ввода остатка “ТМЦ в эксплуатации у сотрудника”, СТАВИТ галочку напротив поля “Введено в эксплуатацию в SAP”.

  2. В поле “Сотрудник” МОЛ набирает ФИО сотрудника, которому было выдано добавляемое ТМЦ. Выбрав нужного сотрудника система автоматически определит его структурное подразделение, при условии, что данный сотрудник зарегистрирован в Track&Trace.

  3. В адресном блоке МОЛ последовательно заполняет данные по полям “Область”, “Район”, “Населенный пункт”, “Улица”, “Дом”, “Дробь Дома”, “Этаж”, “Кабинет”, после чего нажимает кнопку “Добавить ТМЦ”, где откроется окно добавления серийного номера и привязки этого серийного номера к товарной группе и товарной позиции.

  4. В поле “Товарная группа” МОЛ выбирает товарную группу добавляемого серийного номера, в поле “Товарная позиция” МОЛ выбирает точное наименование добавляемого серийного номера. Если пользователь не может найти нужную товарную позицию, или не может понять к какой товарной группе относится нужная товарная позиция, то пользователю рекомендуется обратиться в соответствующий раздел по работе с каталогом товаров.

  5. Если в системе SAP присутствует карточка основного средства, внутри которой в поле “Серийный номер ОС” в блоке “Пользовательские данные” содержится добавляемый МОЛом серийный номер, то серийный номер успешно добавится в тело документа. Если добавляемый серийный номер отсутствует в SAP, то пользователю отобразится ошибка:

    В таком случае МОЛ должен будет связаться с бухгалтером, чтобы бухгалтерия на своей стороне внесла данный серийный номер в поле “Серийный номер ОС” в блоке “Пользовательские данные” в карточке основного средства.
    ВАЖНО: бухгалтер должен учитывать нюансы добавления серийного номера в SAP - серийный номер не должен содержать кириллицу, не должен содержать пробелов, все буквы ЗАГЛАВНЫЕ.

ТМЦ в эксплуатации у клиента:
ВАЖНО: не путать с типом ввода остатка “ТМЦ в эксплуатации у сотрудника”. “ТМЦ в эксплуатации у сотрудника” создаст серийный номер в Track&Trace в статусе “В эксплуатации (сотрудник)”, в то время как “ТМЦ в эксплуатации у клиента” создаст серийный номер в статусе “В эксплуатации (клиент)” со взятыми из номера заказа клиентскими данными!

  1. МОЛ выбирает тип ввода остатка “ТМЦ в эксплуатации у клиента”, система автоматически поставит галочку напротив поля “Введено в эксплуатацию в SAP”.

  2. В поле “Товарная группа” МОЛ выбирает товарную группу добавляемого серийного номера, в поле “Товарная позиция” МОЛ выбирает точное наименование добавляемого серийного номера. Если пользователь не может найти нужную товарную позицию, или не может понять к какой товарной группе относится нужная товарная позиция, то пользователю рекомендуется обратиться в соответствующий раздел по работе с каталогом товаров.

  3. В поле “Код ТМЦ” пользователь сканирует, либо вручную набирает серийный номер добавляемого оборудования. Если добавляемый код ТМЦ это сетевое оборудование, то рекомендуется так же указать данные в поле “MAC адрес” и “Доп. идентификатор” (тут можно указать, например, SSID/FSAN/IMEI и т.п.). ВАЖНО: добавляемые серийные номера НЕ ДОЛЖНЫ содержать в себе символы на кириллице, даже если они похожи на эквиваленты из латинского алфавита (“А” на кириллице не то же самое, что “A” на латинице), а так же не должны содержать пробелы в начале, конце или середине серийного номера!

  4. В поле “Номер заказа” МОЛ указывает номер заказа из CRM по которому к данному серийному номеру присвоятся клиентские данные. ВАЖНО: пользователю нужно внимательно заполнять данное поле, поскольку дальнейшая работа с этим заказом будет ЗАБЛОКИРОВАНА! После этого пользователю нужно нажать кнопку “Добавить ТМЦ”.

  5. Если в системе SAP присутствует карточка основного средства, внутри которой в поле “Серийный номер ОС” в блоке “Пользовательские данные” содержится добавляемый МОЛом серийный номер, то серийный номер успешно добавится в тело документа. Если добавляемый серийный номер отсутствует в SAP, то пользователю отобразится ошибка:

    В таком случае МОЛ должен будет связаться с бухгалтером, чтобы бухгалтерия на своей стороне внесла данный серийный номер в поле “Серийный номер ОС” в блоке “Пользовательские данные” в карточке основного средства.
    ВАЖНО: бухгалтер должен учитывать нюансы добавления серийного номера в SAP - серийный номер не должен содержать кириллицу, не должен содержать пробелов, все буквы ЗАГЛАВНЫЕ.

  6. При необходимости добавления других серийных номеров из той же товарной позиции пользователь может повторить п.3-4.

  7. По окончанию заполнения документа пользователь нажимает кнопку “Отправить”, после чего серийные номера из документа будут созданы в системе Track&Trace за выбранной товарной позицией, по данным серийным номерам присвоится статус “В эксплуатации (клиент)”, основные средства сядут на склад ОС сотрудника. Дополнительно в системе Track&Trace сформируется документ акта установки, на основании которого будут привязаны клиентские данные.

FAQ:

  • ВОПРОС: Я выбрал тип ввода остатков “ТМЦ в эксплуатации у сотрудника”, ищу нужного мне сотрудника, но не могу найти его в списке, в чем проблема?
    ОТВЕТ: убедитесь, что вы корректно набираете данные сотрудника. Если в ФИО сотрудника имеются буквы из казахского алфавита, то их тоже нужно учитывать. Удостоверьтесь, что сотрудник прошел регистрацию в Track&Trace.
  • ВОПРОС: Я выбрал тип ввода остатка “ТМЦ в эксплуатации у клиента”, указал серийный номер указал номер заказа, нажимаю кнопку “Добавить ТМЦ”, выходит ошибка “Номер заказа не найден”. Что делать?
    ОТВЕТ: номер заказа берется из CRM, проверьте корректность заказа и открыт ли он.

Обратные ссылки