Назначение документа “Акт ввода ОС в эксплуатацию”: Используется для ввода ТМЦ в основные средства. Обязательным условием для работы с данным документом является наличие у добавляемых серийных номеров статуса «В эксплуатации (клиент)» или «В эксплуатации (сотрудник)», а также номера партии, СПП и цены.
Сотрудники, участвующие в работе над документом:
Документ создается и запускается в работу сотрудником с ролью МОЛ.
Этапы работы в документе:
В документе предусмотрено согласование, согласование проходит в следующей последовательности:
- Бухгалтер в филиале.
- Члены комиссии.
- Заместитель председателя комиссии.
- Председатель комиссии.
- Главный бухгалтер.
- Руководитель организации.
- Бухгалтер в филиале (повторно, для передачи данных в SAP).
Пошаговая инструкция по работе с документом “Акт ввода ОС в эксплуатацию”:
-
Создание документа МОЛом:
МОЛ открывает рабочий документ в разделе “Исходящие документы”. Внешний вид документа:
В поле «Введите код ТМЦ» (1) МОЛ сканирует серийные номера ТМЦ, которые необходимо ввести в ОС и нажимает кнопку «Добавить код ТМЦ» (2). После добавления первого кода ТМЦ документ автоматически определит «Код УГД» (3). Добавленные коды добавятся в тело документа (4):
Далее МОЛ заполняет выбирает значение в поле «Группа ОС», и далее заполняет все данные о комиссии по вводу ОС в эксплуатацию и прикладывает необходимые документы в поле «Приложение: Файлы»:
Заполнив все данные в рабочей области документа и добавив все коды ТМЦ, которые нужно ввести в ОС, МОЛ заполняет блок согласующих в соответствии с приказом своего дивизиона, указывает нужных членов комиссии, заместителя председателя комиссии, председателя комиссии, главного бухгалтера и бухгалтера филиала, а также руководителя организации. При наличии всех заполненных полей в документе разблокируется кнопка «Отправить на согласование» в самом низу документа.
При нажатии на данную кнопку документ успешно создастся и уйдет на согласование.
В случае, если в процессе согласования необходимо заменить согласующего сотрудника, МОЛу необходимо будет найти созданный документ в разделе Документы – Исходящие документы, навести указатель мыши на три точки напротив нужного документа и выбрать «Просмотр» из выпадающего списка, далее в разделе согласующих МОЛ может изменить соответствующего согласующего на другого сотрудника. Для сохранений изменений МОЛу нужно нажать кнопку «Сохранить». -
Согласование:
После создания МОЛом документа и отправки на согласование документ «Акт ввода ОС в эксплуатацию» будет доступен для согласования указанным сотрудникам. Статус данного документа будет «На согласовании» и будет доступен для просмотра и согласования в разделе Документы – Входящие документы.
Согласующему доступны две кнопки для согласования - “Отклонить” (в таком случае дальнейшая работа над документом прервется) и “Согласовать”.
После нажатия на кнопку “Согласовать” документ перейдет на согласование к следующему сотруднику. Очередность согласования указана здесь.
Если очередь на согласование данному сотруднику еще не пришла, то при попытке нажать на кнопку “Согласовать” будет выведено уведомление, с указанием того, кто текущий согласующий у данного документа.
-
Передача данных в SAP:
После согласования документа руководителем организации статус документа изменится с «На согласовании» на «Согласован». На данном этапе документ становится доступен бухгалтеру, указанном в поле “Бухгалтер в филиале”. Открыв документ бухгалтер увидит, что в правом нижнем углу документа появилась кнопка “Передать в SAP”. Нажав на нее все серийные номера в документе будут переданы в SAP для ввода в основные средства и по каждому серийному номеру будет присвоен инвентарный номера, а сами серийные номера перенесутся со склада ТМЗ на склад ОС МОЛа, который создавал данный документ. При этом после обновления документа в поле «Список ТМЦ» напротив каждого серийного номера будет проставлен инвентарный номер и ссылка на документ ввода в ОС.